De verborgen kosten van een e-mail
Op het eerste gezicht lijkt een factuur via e-mail versturen gratis. Je hoeft immers geen postzegels te kopen. Maar de realiteit is anders. Denk aan alle stappen die je zet en de verborgen kosten die daarbij komen kijken:
- Tijd voor manuele handelingen: Eerst moet je de factuur in je software of Excel aanmaken, die dan opslaan als PDF, het juiste e-mailadres van de klant opzoeken, een e-mail opstellen en de PDF als bijlage toevoegen. Al deze stappen duren enkele minuten per factuur.
- Tijd voor opvolging: Eenmaal verzonden moet je controleren of de factuur is aangekomen en verwerkt. Je hebt geen garantie dat de factuur correct in de boekhouding van je klant is beland.
Voel je de tijdsdruk? De klok tikt en elke minuut die je besteedt aan handmatige administratie is een minuut die je niet aan je klanten of je zaak kunt besteden. Die tijd kost geld.
De echte kosten van papieren facturen
Factureren via de post is nog duurder. Hier zijn de verborgen kosten:
- Materiële kosten: De kosten van papier, inkt en enveloppen lijken klein, maar tellen op.
- Verzendkosten: Een postzegel is een directe, voelbare kost per factuur.
- Extra tijd: Je moet de factuur printen, plooien, in een envelop steken en naar de brievenbus brengen.
De onverwachte voordelen van Peppol
Met een Peppol-koppeling, zoals in Shiva Software, betaal je misschien een kleine vergoeding per verzonden factuur. Maar die kost is een fractie van wat je bespaart.
- Automatisering: Je verstuurt je factuur met één klik. Er zijn geen stappen meer nodig zoals opslaan als PDF of een e-mail opstellen.
- Onmiddellijke verwerking: De factuur wordt in het systeem van je klant geleverd als een gestructureerd bestand. Dit betekent dat je klant de factuur direct kan verwerken, zonder manueel werk.
- Geen discussie meer: Je weet zeker dat de factuur correct is aangekomen en in de juiste boekhouding terechtkomt. Dit voorkomt misverstanden en opvolgingen.
Je bespaart dus op je eigen tijd, je verbetert je processen en je geniet van minder stress en frustratie. Dit is waarom Peppol, ondanks de directe kost per factuur, in de praktijk veel goedkoper en efficiënter is dan je facturen versturen via e-mail of post. Het gaat om de totale kost, en die van e-facturatie is veruit de laagste.